Emprender desde cero

7 trucos para ser más productiva

¿Sientes que trabajas mucho pero no logras avanzar y terminar tus pendientes? 

Es frustrante ver las horas pasar y sentir que a pesar de estar exhausta no has avanzado tanto como quisieras. En busca de una mejor productividad he tomado cursos de gestión del tiempo y he descargado y probado infinidad de aplicaciones que prometen ser la solución perfecta a mis problemas de productividad. De todo esto, he tomado lo que mejor me ha servido y he desechado lo demás.

Pienso que el tema de la productividad es un asunto muy personal: cada quien puede aprender a conocerse y a identificar qué le funciona mejor, y qué no, y no hay fórmulas milagrosas que apliquen para todas. Sin embargo, en ese camino de autoconocimiento es importante probar diversos tips y técnicas para determinar si nos sirven bien o no.

Así que si deseas incrementar tu productividad,  te dejo los 7 trucos que mejor me han funcionado.

1. Ahórrale tiempo a tu “yo” del futuro

Tu trabajo se compone de varios procesos que repites una y otra vez, ya sea a diario, cada semana, cada mes o eventualmente. Determina qué tareas son las que repites constantemente y crea pequeños atajos que te permitan ir más ágil la próxima vez. 

Por ejemplo: 

  • Crea plantillas para las publicaciones de tus redes sociales.
  • Mantén organizado tu espacio de trabajo: nada de perder tiempo buscando tu libreta de apuntes.
  • Organiza la información de tu computadora por carpetas fáciles de encontrar. A mí por ejemplo me pasaba que la carpeta de “Descargas” en mi computadora estaba muy desordenada y eso me hacía perder tiempo buscando archivos. 

2. Enfócate en una sola tarea hasta completarla

Elabora una lista de pendientes realista para tus posibilidades diarias, y ve tachándolas una por una. No pases a la siguiente tarea hasta terminar la anterior. Concentrarte en una tarea te permitirá rendir más y ser más creativa, mientras que ser multitasking probablemente dará como resultado varias tareas a medias y ninguna sin tachar en la lista. 

Y sí, este punto tambián implica apagar tus redes sociales. No las mires, no entres, no te dejes llevar por la tentación de ver qué han comentado en la última foto que publicaste de tu bebé. Aléjate de las distracciones lo más que puedas… sé que muchas veces es imposible no distraerte, sobre todo si trabajas en casa mientras tus peques están contigo… pero bueno, puedes poner todo de ti para intentarlo, y alejarte de tus redes sociales es un buen comienzo. También puede funcionarte apagar el celular por un rato y no contestar si alguien llama a la puerta. Tu tiempo de trabajo es limitado: respétalo y valóralo.

Para hacer tus listas de tareas, puedes usar simple papel y lápiz o  alguna aplicación de gestión de tareas, lo cual nos lleva al siguiente punto.

3. Elige tus apps aliadas

Como si se tratara de tus mejores amigas, elige tus apps con sabiduría. Hay miles (¡miles!) de aplicaciones que puedes descargar y probar, tanto gratuitas como de pago. Mi sugerencia es que pruebes varias de ellas por lo menos una semana, y te quedes solo con las que faciliten tu vida. 

Las que yo uso, por ejemplo, son:

  • Evernote: En esta app tengo toda la información de mi negocio. Hace tiempo que dejé usar editores de texto como Microsoft Word, y en vez de eso uso Evernote para organizar la planeación y los temarios de los cursos que imparto, mi estrategia promocional, el contenido de mi sitio web e incluso mis apuntes de los cursos en los que me inscribo. Me encanta que puedes organizar las notas en jerarquía de esta manera

    Pila > Cuadernos > Notas

Una pila es un compendio de cuadernos, y un cuaderno es un conjunto de notas. Así, por ejemplo yo organizo mi información de este modo: 

     Maternidar > Cursos > Curso A, Curso B, Curso C…

Además, en cada nota puedes adjuntar archivos, poner enlaces, subir imágenes, hacer listas de pendientes, entre otras cosas. 

Se sincroniza automáticamente en todos tus dispositivos, por lo que puedes trabajar desde el celular, y después continuar en el mismo texto cuando te sientes a trabajar en la computadora. 

  • Milanote: Esta maravillosa app es uno de mis mejores descubrimientos. ¡Me encanta! Esta diseñada para hacer anotaciones en el trabajo creativo y funciona a manera de tableros que puedes ir enriqueciendo con texto, imágenes, links, flechitas y muchos otros elementos. Es como hacer diagramas en tu cuaderno, pero con hipervínculos y de una forma súper cool que te permitirá visualizar todo en un esquema con buen diseño. Me funciona de maravilla para planear proyectos de construcción de sitios web, estrategias promocionales, perfiles de clientes, etcétera, y yo estoy segura de que es muy útil para cualquier proceso creativo como diseño de líneas de productos, planeación estratégica de tu negocio o simplemente como un tablero de inspiración donde puedes ir colocando fotos, enlaces o lo que se te ocurra. 

  • Canva: Algún día quisiera conocer en persona a los desarrolladores de Canva para darles las gracias y un abrazo. Fuera de broma, desde que conocí esta aplicación (me parece que fue en 2014) mi vida ha sido mucho más sencilla… Canva te ofrece infinidad de plantillas para todo tipo de uso: posts para redes sociales, encabezados para mensajes de email, tarjetas de presentación, hojas membretadas, certificados, tarjetas de regalo y un largo etcétera. 

Es una aplicación de diseño para no-diseñadores, que a través de su interfaz drag and drop (arrastra y suelta) te permite colocar elementos como texto e imágenes con mucha facilidad.

Además, algo que me encanta de Canva son todos los recursos educativos que ofrece: tutoriales paso a paso y muchos textos en su blog que te permitirán aprender las bases del diseño gráfico de manera rápida, gratuita y fácil.

  • Administrador de páginas de Facebook: El administrador de páginas es una aplicación imprescindible para poder responder con rapidez los mensajes y comentarios de tu fanpage. Además, desde esta app puedes gestionar con más facilidad los contenidos de tu página, crear eventos, revisar las estadísticas, etcétera. 

En lo personal, son las únicas apps que uso a diario y que me ayudan realmente a ser más productiva. Pero como ya hemos dicho que todo es cuestión de probar y probar a ver qué te funciona, te comparto otras aplicaciones muy buenas que pueden facilitarte la vida diaria como mamá emprendedora:

Rescue Time: esta app te permite identificar en qué usas tu tiempo en la computadora. A veces pasamos horas sentadas a la compu pero no nos damos cuenta de que perdimos demasiado tiempo en las redes sociales… con esta app puedes ver tu realidad para cambiarla.

AsanaTrelloWünderlistSlack: estas cuatro apps son súper útiles si tienes un equipo de trabajo con el cual debes compartir o delegar tareas. Te sugiero que las pruebes todas y te quedes con tu favorita. 

Todas ellas sirven para gestionar proyectos colaborativos a distancia, es decir, para ponerte de acuerdo con tu equipo de trabajo acerca de qué se va a hacer, quién lo va a hacer, cuándo y cómo. También te permite obtener opiniones y comentarios de tus colaboradoras acerca del trabajo hecho. 

 

4. Elabora una planeación funcional para ti

¿Planeación anual, mensual, semanal, diaria o todas ellas? ¿Te cuesta trabajo planear? No importa la modalidad que elijas; lo importante es que tu planeación te funcione súper bien a ti, y a tu equipo de trabajo si lo tienes.

Yo, por ejemplo, he descubierto que me funciona muy bien hacer planeaciones mensuales. Hacia el final de cada mes, defino los objetivos del mes próximo y calendarizo todos los eventos y actividades. Para esta planeación uso Evernote y mi calendario de Google. Para los pendientes del día a día, esas “micro tareas” enlistadas que me permiten alcanzar los objetivos, uso una agenda escrita convencional. 

Pero te confieso que a pesar de su simplicidad mi planeación ha sido el fruto de muchas pruebas… he intentado de todo: diversas aplicaciones y formatos, esquemas, planeación semanal, planeación por mini proyectos, listados de actividades trimestrales… en fin. Después de probar de todo parece que al final le di al clavo porque mi sistema actual funciona muy bien y siento que me ayuda a avanzar.

Así que no te desanimes si sientes que tu trabajo es un caos… solo prueba opciones hasta encontrar tu método único de planeación… pero eso sí… ¡planea! No camines sin rumbo porque eso sería como estar a la deriva en el mar… te estás moviendo, sí, ¿pero hacia dónde y para qué?

5. Usa un calendario virtual

A pesar de que me encanta escribir a mano y tengo muchos cuadernos, he descubierto que usar un calendario virtual es muy práctico porque te permite crear varios calendarios que puedes visualizar de manera independiente o todos a la vez. En lo personal uso Google Calendar porque es muy intuitivo, sencillo y práctico. En mi calendario virtual tengo guardado todo lo que a eventos y fechas se refiere. 

Uso varios calendarios personales y laborales. Te comparto cómo me organizo:

PERSONALES
Calendario personal
Calendario familiar
Calendario de pagos (hogar)
Calendario de cumpleaños

LABORALES

Eventos Maternidar
Proyectos en los que estoy trabajando
Calendario de pagos (trabajo)

En cada calendario puedes crear eventos, añadirles alarmas o notificaciones, compartirlos con alguien más entre otras funciones que hacen más fácil tu vida.

6. Planea hoy tus pendientes de mañana

Realmente es algo muy simple, pero, ¿cuántas de nosotras nos vamos a la cama sin saber qué pendientes haremos al día de trabajo siguiente? Planear hoy los pendientes de mañana te ayuda a visualizar qué vas a necesitar para concluirlos, de manera que pongas manos a la obra sin más.

7. No te extralimites

Esto seguro ya lo sabes: el cansancio es enemigo de la productividad. Si trabajas con cansancio encima, tus niveles de creatividad y de desempeño disminuyen. Así que planea tiempos justos de trabajo para ti: puedes variar entre jornadas largas un día, y mini jornadas al otro día, o alterna días de descanso con días de trabajo intenso… elige tu propia modalidad, pero no acabes exhausta… piensa en ti como si fueras tu más valiosa empleada… no querrás explotarla, que se canse y no vuelva más.


El contenido de este post fue publicado originalmente en un jueves de #CafecitoMompreneur, videosesiones en vivo que se transmiten todos los jueves a las 10 pm. Si quieres mirar los demás, click aquí:

 

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